「退職者のアカウントを削除したら、Googleドライブのファイルが見れなくなった！」
「『組織の共有ポリシーにより、このアイテムにはアクセスできません』というエラーが出て開けない」
「知らないファイルが勝手に共有されている…」
Googleドライブを業務で使っていると、このようなトラブルに直面することがあります。特に、社員の「退職」に伴う「アカウント削除」のタイミングでは、会社の重要なデータが消失してしまうリスクが非常に高まります。
このブログでは、Googleドライブの「オーナー」の仕組みから、「オーナー確認」の方法、退職時の「オーナー権限の譲渡」手順、そしてよくある共有エラーの解決策まで、初心者にもわかりやすく徹底解説します！
なぜファイルが消える？Googleドライブの「オーナー」とは
Googleドライブのファイルには、必ず「オーナー（所有者）」が存在します。基本的には「そのファイルを作成した人」がオーナーになります。
ここで最も注意すべきなのは、「オーナーのアカウントが削除されると、その人が作ったファイルも道連れで消滅してしまう」という点です。
「勝手に共有」されている状態に注意
あなたが普段よく編集しているファイルでも、実は別の人が作成し、あなたに「共有」されているだけかもしれません。
誰かがファイルを作成して共有設定をすると、通知なく自分の一覧に表示されるため「勝手に共有されている」と感じることもあります。しかし、この状態ではあなたはあくまで「閲覧者」や「編集者」にすぎません。（Google ドライブ内アイテムの「持ち主」ではありません）
オーナーが退職し、管理者がアカウント削除を行うと、あなたに共有されていたはずのファイルも一瞬で消えてしまいます！
誰が作ったかチェック！「Googleドライブ オーナー確認」の方法
突然のデータ消失を防ぐ第一歩は、「誰がそのファイルのオーナーなのか」を把握することです。重要な業務ファイルは、定期的にオーナー確認を行いましょう。
【オーナー確認の手順】
1.Googleドライブを開きます。
2.確認したいファイルを右クリックします。
3.メニューから「共有」＞「共有」の順にクリックします。
4.アクセスできるユーザーの一覧が表示されます。名前の横に「オーナー」と記載されている人が、現在の所有者です。
もし、オーナーが「もうすぐ退職する人」や「すでに退職した人」になっている場合は、至急次のステップで対策が必要です。
補足：退職者（Googleアカウント削除済）がオーナーのアイテムが残っている？
Google Workspace で管理者が退職者のGoogleアカウントを削除した場合も、一定期間「復元」ができるよう、Google側がデータを保持しています。「すでに退職した人」がオーナーであったとしても、「復元可能期間内」であれば、ファイルを取り戻すことができますよ！
逆に、「復元可能期間」が過ぎている場合は、管理者であってもアイテムを復元することはできないため、注意が必要です。
退職時の必須作業！Googleドライブ「オーナー権限の譲渡（移譲）」手順
退職者のアカウント削除を行う前に、必ずファイルの「オーナー権限の譲渡」を行いましょう。権限を他の在籍メンバーに移すことで、退職者のアカウントを削除してもファイルはそのまま残ります。
ファイルごとのオーナー権限の譲渡方法
1.該当ファイルの「共有」画面を開きます（オーナー確認と同じ画面）。
2.新しくオーナーにしたい人（譲渡先）のメールアドレスを追加します。
3.追加した人の右側にある「権限（閲覧者・編集者など）」をクリックし、「オーナー権限の譲渡」を選択します。
4.相手に承諾依頼のメールが届きます。相手が承認すると、オーナーが完全に移行します。
管理者向けの豆知識：Googleドライブ オーナー 権限 一括譲渡方法
Google Workspaceの管理者であれば、退職者のアカウントを削除する画面で「他のユーザーにデータを転送する」オプションを選択できます。ここで新しい担当者のアドレスを指定すれば、一括でオーナー権限を譲渡することが可能です。
エラー解決「組織の共有ポリシーにより、このアイテムにはアクセスできません」
オーナー権限の譲渡や、新しいメンバーへ共有設定を行おうとした際、「組織の共有ポリシーにより、このアイテムにはアクセスできません」という警告エラーが出ることがあります。
これは、会社のセキュリティ設定（Google Workspaceの管理コンソール設定）により、社外へのファイル共有や、ドメイン外への権限譲渡がブロックされているのが原因です。
【対処法】
社内の人に譲渡する
会社のアドレス（例：@drivechecker.com）同士であれば、通常は譲渡可能です。個人のGoogleアカウント（@gmail.com）や、別会社のドメインへの譲渡・共有は制限されているケースがほとんどです。管理者に設定変更を依頼する
業務上、どうしても社外のパートナーと共有する必要がある場合は、社内のシステム管理者に「ドライブの共有ルール（ホワイトリスト登録など）」の変更を依頼してください。
根本的な解決策：「共有ドライブ」を使おう
「退職のたびにオーナー権限の譲渡をするのは面倒…」
「オーナー権限譲渡を忘れてファイルを消してしまった！」
このようなトラブルを根本的に防ぐ最強の方法が、「共有ドライブ」の活用です。
個人の「マイドライブ」はファイルが個人（作成者）に紐づきますが、「共有ドライブ」はファイルが会社（組織自体）に紐づきます。
そのため、共有ドライブ内に保存されたファイルは、作成者が退職してアカウント削除されても、データが消えることはありません。
会社の重要なデータやチームで使う資料は、極力「マイドライブ」ではなく「共有ドライブ」で管理するルールを作ることを強くおすすめします。
▼ 共有ドライブ・共有アイテム・マイドライブの違いを徹底解説！
まとめ：Googleアカウント削除時にファイル喪失を防ぐ！
Googleドライブで大切な業務データを守るためのポイントは以下の5つです。
すべてのファイルには「オーナー」がいることを理解する
定期的に重要なファイルの「オーナー確認」を行う
退職者のアカウント削除前には、必ず「オーナー権限の譲渡」を行う
「組織の共有ポリシー」エラーが出たら、共有先のアドレスを確認し管理者に相談する
属人化を防ぐため「共有ドライブ」を積極的に活用する
退職手続きのチェックリストに「Googleドライブのオーナー権限譲渡」を必ず追加し、データ消失のトラブルを未然に防ぎましょう！
また、Googleドライブ管理ツール「DriveChecker」であれば、次のようなことが一瞬で可能です！
特定アカウントがオーナーのアイテムを一括でオーナー権限移譲
特定アカウントがオーナーのアイテムを一括で共有ドライブへ移動
そのほかにも、Googleドライブを利用する上で「痒いところに手が届く」機能が多数用意されています！
気になる方は、ぜひ「資料ダウンロード」より、全機能詳細パンフレットをご確認くださいね。