【導入前の課題】

経営陣からの突然の指示と、見えない実態

システム管理や日々の問い合わせ対応に追われる「一人情シス」として孤軍奮闘する中、GoogleWorkspaceの対応としては、入退社時のアカウント発行・削除を行ってきました。

しかしある日、経営陣から「Googleドライブ内の共有権限状況も厳密に管理するように」という新たなミッションが下されたのです。

さっそく現状を把握しようとしたものの、Googleドライブの標準機能では「共有権限別」の絞り込みができず、特権管理者であっても社員個人のマイドライブの中身は確認できないという仕様の壁に阻まれてしまいました。

【導入のきっかけと決め手】

自作スクリプト（GAS）運用の限界

最初はコストを抑えようと、GAS（Google Apps Script）を使って独自に管理ツールの自作を試みました。しかし、求める情報を抽出し管理する環境を構築するには膨大な時間がかかり、一人体制では作成した仕組みをチェックしたり保守したりする余裕がありませんでした。

少人数のため新規ツール導入の予算も限られる中、出会ったのがDriveCheckerです。

複雑な設定不要で社外共有状況を可視化できるダッシュボード機能に加え、「指定日数経過で自動的に共有解除する」機能が標準搭載されていました。

GASで苦労して環境を作り、毎月手動で運用・メンテナンスし続ける自分自身の労力（人件費）を考えれば、DriveCheckerのコストパフォーマンスは圧倒的だと判断し、導入を決定しました。

【導入後の効果・活用方法】

従業員への新たな教育は「一切不要」

導入後、まずは社外共有の現状を可視化。

その上で「外部共有可能な専用ドライブ」を新設し、それ以外の場所からの外部共有は即時禁止する形へとルールを整備しました。

管理者としての工数削減はもちろんですが、特筆すべきは「従業員側の負担ゼロ」という点でした。

従業員はこれまで通りGoogleドライブ上で操作を行うだけでよく、裏側でDriveCheckerが自動的に監視・制御してくれます。

新しいツールの操作説明会を開いたり、マニュアルを作成したりする手間がかからなかったことは、リソースの限られた一人情シスにとって最高のメリットでした。

【おすすめしたいDriveCheckerのポイント】

専任のサポート担当者が一人情シスの強い味方に

DriveCheckerは導入前のみではなく、導入後も希望したタイミングで専任サポート担当による無料WEBミーティングの利用が可能です。

一人情シスとして「自社にセキュリティに対して相談する相手がいない」という悩みを抱えている人は自分だけではないでしょう。

ツールの利便性だけではなく「現在の設定で良いか」「新しく思い描いている環境の実現は可能か」などをいつでも担当者に相談できる点も、契約して良かったと思っているポイントです。