【導入前の課題】

「担当者が辞めたから」の解約から1年後に起きたこと

当社は一度DriveCheckerを解約し、1年後に再契約しました。

解約のきっかけは、Googleドライブの管理を担当していた社員の退職です。後任にGoogleドライブ管理の重要性を訴える人がおらず、「担当者が退職したので、もう管理しなくてよい」という判断で解約しました。

しかし解約から1年後、当社でセキュリティインシデントが発生しました。正確にはGoogleドライブそのものからの情報漏洩ではありません。Googleドライブ内で「リンクを知っている全員」宛に共有していたファイルが複数あり、そのURLを記載した別の資料が、意図しない宛先に漏れてしまったのです。

影響範囲を広げないため、Googleドライブ内の「リンクを知っている全員」宛の共有を急いで閉じることになりました。

ところが、Google Workspaceの機能で対応しようとしても、できるのは「これから先の共有を禁止する」ことや、「共有自体は残したまま、見えないように設定を重ねる」ことだけでした。

• すでに付与されている「リンクを知っている全員」宛の共有を、まとめて解除する方法

• 現時点で「リンクを知っている全員」宛に共有されているアイテム（影響範囲）を一覧化する方法

この2つが、どこにも見当たりませんでした。

【導入のきっかけと決め手】

即日稟議、発注から30分で環境を用意

そのとき、「以前、DriveCheckerというGoogleドライブを管理できるツールを導入していた」という情報を社内で確認し、問い合わせました。

現在の担当者である私はDriveCheckerを使ったことがなかったため、WEBミーティングで機能説明を聞くところから始まりました。迅速に対処しなければならないインシデントでしたが、必要な機能（現在の共有状況の一覧化と、共有の一括解除）があることを知り、即日で稟議を通して導入しました。

担当者に現在の状況と急ぎであることを伝えると、発注書を提出してから30分以内に、当社の環境を用意して提供してくれました。そのスピード感には、驚きと感謝でいっぱいです。

また、DriveCheckerは年間契約で、日割りの対応がないサービスです。当社が相談したのは月末近くでしたが、「本日から利用を開始できるよう対応し、費用は翌月分からでよいよう社内で調整します」と声をかけてくれました。当社の状況に寄り添ってくれた姿勢に助けられました。

【導入後の効果・活用方法】

即日で影響範囲を把握し、共有を一括解除

インシデントの原因となった共有については、導入したその日のうちに「詳細検索」と「CSV出力」の機能で状況を把握し、上司に報告しました。そのうえで、「一括設定」で該当する共有を解除しました。

現在は会社のルールを見直し、次の運用で安全にGoogleドライブを使っています。

• 「リンクを知っている全員」宛の共有は、基本的に禁止

• パンフレットなど、継続的に公開したい一部のファイルは機能の対象外に設定

「担当者が退職したから、まあいいか」という判断で解約していなければ、今回の情報漏洩につながる穴にもすぐに気づき、防ぎ、対処できていたはずだと思います。

【おすすめしたいDriveCheckerのポイント】
社員が意識しなくても、裏側で安全を保つ"影の働き者"

DriveCheckerは、社員がいつもどおりGoogleドライブから共有するだけで、DriveCheckerにログインしなくても、裏側で共有状況を安全に保ってくれるツールです。

そのため、当時一般社員だった私は、会社に導入されていることにすら気づかず、ありがたみも感じていませんでした。しかし裏を返せば、社員は新しい操作を覚える必要がなく、教育コストもかからず、管理者の手間も減らしてくれていた"影の働き者"だったのだと、あらためて気づかされました。

1ユーザーあたり月額300円からと手頃なコストで、簡単に安全な運用ができるツールです。今後は担当者が変わっても、必要性をきちんと引き継ぎ、使い続けていきたいと考えています。