【導入前の課題】

唯一残っていた「送信手段がバラバラ」という懸念

当社はさまざまな企業のパートナーとしてCG制作を担い、お客様の情報を扱う機会が多いため、以前からセキュリティ対策には力を入れてきました。社内の情報はGoogle Workspaceで一元管理し、ハード面でもUSBの利用禁止やアクセスできるサイトの制限を行っています。

そうした中で唯一の懸念だったのが、「社外にデータを送るサービスが統一できていない」ことでした。

CG制作の性質上、お客様に送るデータは大容量のものが多く、メール添付では送れません。そのため、大容量ファイル転送サービスやオンラインストレージなど、複数のサービスを担当者の判断でそれぞれ使っていました。

大容量データのやり取りは業務上やめられません。だからこそ、全社で送信手段を統一し、データの行き来を把握したいと考えていました。

【導入のきっかけと決め手】

探していたのは転送サービス。答えはGoogleドライブの中にあった

当初は送信手段を統一するために、Googleドライブの管理ツールではなく、大容量ファイル転送サービスやオンラインストレージを探していました。

大手企業のサービスも多く見つかりました。

ただ、情報管理をGoogle Workspaceに一元化している以上、「Googleドライブからの共有を管理できるなら、それに越したことはない」と考えるようになりました。

そこで見つけたのが、Googleドライブの社外共有を管理できるDriveCheckerです。

今使っているツールからデータを移す手間がなく、プラスアルファで設定できること、さらに他の検討ツールより安価な【月額1ユーザー300円（取材時点）】だったことから、導入を決めました。

【導入後の効果・活用方法】

共有開始から1週間で自動解除。「共有しっぱなし」を防止

大きな成果は、「不要な期間に、不要な情報が社外に共有されなくなった」ことです。

当社は「自動解除」機能を1週間で設定しています。共有を始めてから1週間後には自動で共有が解除されるため、必要な期間が終わったのに共有されたまま、という状況が起きなくなりました。

Googleドライブにも共有の有効期限を設定する機能はありますが、共有した社員本人が個別に設定するため、どうしても社員任せになります。当社は全社員にセキュリティ研修を行っており、基本的な判断は社員に任せていますが、最終的なセキュリティは管理者側で維持すべきだと考えています。

DriveCheckerは、管理者が行うべきチェックや共有の解除を自動化できます。管理者の対応を減らしながら安全な環境を保てる点に、導入の効果を感じています。

【おすすめしたいDriveCheckerのポイント】
既存のセキュリティ対策と共存できる「第一歩」

すでにウイルス対策ソフトなどで情報漏洩対策をしっかり行っている企業でも、他のシステムと共存して使えるところが良い点です。

反対に「セキュリティがなんとなく不安」という企業でも、第一歩としてDriveCheckerを入れておけば、自動化機能で情報漏洩を防げます。さらに、何かあったときに誰が何をしたかを特定できるため、抑止力としても役立つのではないでしょうか。