【導入前の課題】

審査員からの指摘と、解決策が見つからない焦り

きっかけは、ISO（ISMS）の維持審査において、審査員から「Googleドライブ内の共有権限を適切に管理・整理するように」と明確な指摘を受けたことでした。

オンプレミスのファイルサーバーから移行した際、特段の厳しいルールを設けていなかったため、社員が個人の判断で付与した共有や、「リンクを知っている全員」設定が散見され、実態が完全にブラックボックス化していました。

対応策を講じようと「Googleドライブ 共有管理ツール」で検索したものの、ヒットする製品の多くは「Googleドライブ内のファイルを別のセキュリティツール（別ストレージ）に保管し直し、そこで権限を管理する」という仕組みのものが中心でした。しかし、その方法では従業員の使い勝手が大きく変わってしまい反発が予想されるうえ、肝心の「Googleドライブ内の散らかった現状」は手つかずのまま残ってしまいます。

【導入のきっかけと決め手】

今の環境を「そのまま」整理できる

「ドライブの環境は変えずに、権限だけを可視化して整理したい」。そんな悩みを抱える中でDriveCheckerを発見しました。

DriveCheckerは別ストレージを挟むことなく、事前の複雑な設定も不要で、管理者がダッシュボードを開くだけで共有権限の付与状況がグラフ化されます。気になる数値をクリックすれば該当ファイルの一覧がすぐに確認でき、「まさに求めていたものだ」と導入を即決しました。

【導入後の効果・活用方法】

証跡付きで審査にも堂々と対応

導入により、ISO審査員から指摘された「権限の可視化」という最大の課題は瞬時にクリアできました。

さらに、特定のユーザーが社外共有を行う際に上司の承認を必須とする「承認フロー」も簡単に構築できたため、一時的に綺麗にするだけでなく、二度とブラックボックス化させない運用基盤が整いました。現在では、外部機関の厳しい審査においても、ダッシュボードやレポート画面を用いて運用状況を「証跡付き」で堂々と説明できるようになっています。

【おすすめしたいDriveCheckerのポイント】
「別ストレージ不要」で既存環境をそのまま可視化・整理 

オンプレミス環境からGoogle Workspaceへ移行する際に調べましたが、Googleドライブは公式ヘルプにも『転送中も保管時も AES256 ビットで暗号化される』と記載がある通り、本来は外部からの攻撃に非常に強い安全なクラウド環境です。

しかし、自社の運用によって共有状況がブラックボックス化したからといって、「Googleドライブからの共有を全面禁止する」「別途ファイル転送サービスを導入する」といった対策をとるケースが少なくありません。これでは、せっかく導入したGoogle Workspaceの強みや利便性を消失させてしまい、安全なGoogleドライブからわざわざ別のサービスへファイルを移し替えるという「本末転倒」な事態になっており、非常に違和感を覚えました。

私たちと同じような違和感を抱えている方にこそ、DriveCheckerをおすすめします。Google Workspace本来の強みや使い勝手はそのまま活かしつつ、月額300円という低コストで安全な共有環境を取り戻せる点は、他にない大きな魅力です。