H社の場合 | プランの違いに左右されない共有管理を。複数社を支える情シスコンサルの"相棒"

【導入前の課題】

支援先のプランによって、できる設定がばらばら

当社はコンサルティング事業を行っています。私は特定の会社の担当者ではなく、情報システム部門を持たない企業に代わって、情シス周りの対応を支援しています。

Googleドライブを利用している企業を担当する際は、Google Workspaceの管理コンソールで共有権限のルールを設定していました。

ただ、Google Workspaceのプランは各社が契約しているものに準じます。Business Standardの企業もあれば、Enterpriseの企業もあります。

そのため、企業が求める共有ルールを管理コンソールで設定しようとしても、Googleドライブの「信頼ルール」を使える企業と、使えない企業が出てきます。

担当する企業によって設定できるルールの細かさが異なり、プランによっては企業の求めるルールが設定できないこともあります。プラン変更によって、対応できる範囲が増えたり減ったりすることもあります。

複数社のGoogleドライブ管理を担う身としては、正直、手が足りない状況でした。

かといって、担当している企業に「費用が何倍にも跳ね上がるEnterpriseプランを契約してください」とは言えません。

【導入のきっかけと決め手】

Enterpriseプラン相当のルールを、どのプランでも

そんなとき、インターネットでGoogleドライブの管理ツールを検索して見つけたのがDriveCheckerでした。

DriveCheckerなら、Enterpriseプランでなければ設定できないような、Googleドライブの共有時のルールを設定できます。

• 共有の有効期限の設定

• 共有の自動解除

• 上長の承認を経て共有を許可する承認フローの自動化

導入を後押ししたのは、提案のしやすさです。Google Workspaceのプランを上げるには1ユーザーあたり月額数千円の追加費用がかかるため、支援先に相談しづらいものでした。

一方DriveCheckerは1ユーザーあたり月額300円。

しかも、Google Workspaceのユーザー数と完全に一致させる必要はなく、管理したい対象ユーザーの分だけ契約すればよいため、支援先にも提案しやすく助かっています。

【導入後の効果・活用方法】

支援先ごとのプラン差を気にせず、同じ水準で管理

DriveCheckerを使うようになってから、支援先がBusiness StandardでもEnterpriseでも、同じ水準の共有ルールを提案・設定できるようになりました。プラン変更のたびに「この会社では何ができて、何ができないか」を確認し直す必要もありません。

また、UIがとても見やすく、設定した内容を後から確認するのも簡単です。複数社を並行して担当していても、各社の設定状況をすぐに把握できます。

複数社にまたがってコンサルティングを行う私にとって、DriveCheckerは今やなくてはならない相棒です。

【おすすめしたいDriveCheckerのポイント】
プランを上げずに、必要なユーザー分だけ導入できる

Google Workspaceのプランを上げずに、Enterpriseプラン相当の共有ルールを実現できる。しかも費用は1ユーザーあたり月額300円からで、管理したいユーザーの分だけ契約できる。この導入しやすさが、一番のおすすめポイントです。

情シス部門がない企業や、少人数で情シスを兼任している企業にとって、「費用を大きく増やさずに共有管理を強化できる」選択肢は貴重だと思います。

私と同じように複数社の情シス支援をしている方にも、ぜひ使っていただきたいツールです。