【導入前の課題】

社員任せの共有解除から、管理者が把握できる体制へ

当社はコールセンターやQAとの連携が欠かせない業態のため、社外との情報共有が業務上必要です。共有したい資料はGoogle Workspaceに格納して社外に共有し、Googleドライブ側で「外部共有を禁止するドライブ」「許可するドライブ」を分けて管理していました。

ただ、Googleドライブは社外に安全に共有する点では優れていても、会社全体の現在の共有状況を把握するのは機能上難しいサービスです。不要になった共有の解除も、共有した社員本人に委ねる形になります。

管理体制をより強固にするため、「管理者側で共有状況を管理できる方法はないか」と考えたのが、DriveCheckerに問い合わせたきっかけでした。導入の目的は次の3点で、さらにそれらを自動化できないかとも考えていました。

• 管理体制のさらなる強化

• 従業員が共有権限を解除する工数の削減

• 外部共有状況の可視化（レポート化）

【導入のきっかけと決め手】

更新のたびに比較しても、選ぶ理由は「運用工数」と「事故防止」

DriveCheckerは年間契約のため、更新時期には他のGoogleドライブ管理ツールの情報も集めて比較しています。たとえば、SaaSを一元管理するツールの一部機能として、Googleドライブの外部共有を管理できるものもありました。

それでも継続している理由は、次の2点でDriveCheckerが優れていたからです。

1. 外部共有の運用工数
   他社サービスは外部共有の監視とアラートまでで、その後のアクセス権解除は管理者の手作業でした。DriveCheckerは、共有開始から一定日数で自動的に共有を解除する「自動解除」と、特定のアドレスやドメインを対象外にする「ホワイトリスト」を組み合わせ、当社が求める運用を自動で回せます。

2. 事故防止
   手動で解除する場合、共有先や共有期間を自分で確認しながら対応する必要があります。DriveCheckerならすべて自動化できるため、解除漏れなどのリスクをそもそも生まない環境を作れます。

セキュリティ事故の多くは過失によるものです。手作業では、いくら気をつけてもゼロにするのは難しいでしょう。事故を未然に防げる自動化は他のサービスに代えられないため、DriveCheckerを使い続けています。

【導入後の効果・活用方法】

ルールを決めて初期設定するだけで、従業員の解除作業まで不要に

情報システム部門の管理工数が減ったのはもちろん、従業員側のアクセス権解除の工数まで削減できたのはうれしい効果でした。

会社のルールを決め、それに沿った初期設定を行うだけで、自動的に安全な環境が整います。この点で非常に重宝しています。

【おすすめしたいDriveCheckerのポイント】
マイドライブまで見えるUIと、長く続くフォロー体制

おすすめはUIのわかりやすさです。ダッシュボードで社内全アイテムの共有状況が数値で可視化されており、直感的に使えるので管理者として助かっています。

共有ドライブだけでなくマイドライブも管理対象になっているため、会社の全ドライブの状況確認やレポート作成も簡単です。

導入後に感じた良さはフォロー体制です。導入から丸5年以上経ちますが、メールやWebミーティングでいつでも質問・相談ができます。「導入後にうまく使いこなせるか」と心配な企業の方も、安心して使い始められると思います。