【導入前の課題】

転職先で直面した、管理されていないGoogleドライブ

前職では、私が入社したときにはすでにDriveCheckerが導入されていました。Googleドライブの共有状況が可視化され、不要な共有は自動的に解除される。そんな環境が当たり前だと思っていました。

その後転職し、新しい会社で情報システム部門を任されました。ところが入社してみると、Googleドライブ内の共有状況がまったく管理できていないことがわかりました。

当初は、なんとか費用をかけずに整理できないかと考え、生成AIも活用しながら管理方法を検討しました。

その結果、社外共有の「禁止」などはGoogle Workspaceの管理コンソールで設定できることに行き着きました。しかし、社外共有をある程度柔軟にする設定を組むには入社や人事情報変更の都度設定を修正する必要があり、社内間の共有については管理コンソールでも制御ができません。結局、共有してよいかどうかの判断は、社員一人ひとりに委ねるしかない状態でした。

【導入のきっかけと決め手】

前職での実績と、想像以上に手頃な価格

社内共有を社員任せにしておくわけにはいかないと考え、前職で使っていたDriveCheckerの資料を改めて取り寄せました。

資料を見て驚いたのが価格です。1ユーザーあたり月額300円からと、想像していたよりも安価だったため、導入を決めました。

本当は外部共有管理プランも導入したいところですが、社外共有については管理コンソールである程度制限できる項目があります。そのため、当社では現在、管理コンソールでは対応できない社内共有を管理する「内部共有管理プラン」のみを導入しています。

【導入後の効果・活用方法】

情シスの作業は「CSV読み込み」と「ルール設定」の2つだけ

内部共有管理プランは、前職在籍時にはまだリリースされていなかったため、今回初めて触りました。

実際に運用してみると、情報システム部門が行うことは次の2点だけで済み、とても簡単に運用できています。

1. 最新の人事情報（メールアドレス・氏名・部署などの一覧）をCSVのまま読み込む

2. 部署や雇用形態・役職ごとに、共有のルールを設定する

今後、人事異動が発生した際も、新しいCSVデータを読み込むだけで共有権限が整います。管理者側の手間はほぼゼロです。

【おすすめしたいDriveCheckerのポイント】
管理コンソールでは届かない「社内共有」を、手間なく管理できる

社外共有の制限は管理コンソールでもある程度できますが、社内共有はそうはいきません。DriveCheckerの内部共有管理プランなら、人事情報とルールを用意するだけで、その部分を手間なく管理できます。

費用をかけずに自力で何とかしようと試行錯誤した時間を振り返ると、「こんなに簡単に管理できるなら、最初から資料を取り寄せて導入しておけばよかった」というのが正直な感想です。

今後は内部共有管理プランでの運用結果を上司に報告し、外部共有管理プランの導入についても検討していきたいと考えています。