【導入前の課題】

AIが引き出した「見えてはいけない社内情報」

当社は、数年前から、社外宛の共有（アドレス指定・リンクを知っている全員）を特定の共有ドライブのみに制限するなど、情報漏洩対策には自信を持っていました。

業種柄、個人情報を扱うため、社外宛の共有管理は徹底していました。

しかし、業務に生成AIを取り入れたことで、想定外のリスクが表面化しました。

ある社員がAIに資料作成の簡単な指示を出したところ、生成された回答の中に、本来その社員が知り得ないはずの「他従業員の評価データ」が含まれていたのです。

原因を調査すると、役員が評価資料を「組織内であれば誰でも見られる設定（組織内限定リンク）」にしていたことが判明しました。

これまでは「URLを関係者以外に公開していないから大丈夫」と気軽に設定されがちだった組織内限定リンクが、AIという強力な検索・抽出ツールを通じることで、社内の思わぬ情報を引き出す経路になってしまったのです。

今回は社内での発覚に留まりましたが、もしこれが社外提出用の資料に紛れ込み、気づかず送信していれば重大な信用問題につながる事件でした。

【導入のきっかけと決め手】

AIの力で、複雑な初期設定をスキップ

「社内共有」のあり方そのものを根本から見直す必要性を感じ、DriveCheckerを導入しました。

決め手となったのは導入のスピード感です。DriveCheckerには、社内のドライブ内アイテムをAIが分析し、おすすめの共有設定を提示してくれる機能があり、ルール検討や複雑な初期設定でつまずくことなくスムーズに運用を開始できました。

「新しいシステムの導入＝数ヶ月がかりの初期設定」という常識を覆し、即日でセキュリティの穴を塞げたことは大きな収穫でした。

【導入後の効果・活用方法】

人事異動に伴う権限変更を自動化

導入当初は「現在の社内共有を整える」ことが目的でしたが、運用する中でさらなるメリットを発見しました。

部署ごとの共有ルールをあらかじめ登録しておけば、人事異動のタイミングでも「人事データ（CSV）」を読み込ませるだけで、新体制に合わせた権限設定へと自動で整えてくれます。

期の切り替わりのたびに情報システム部門を悩ませていた膨大な手作業が激減しました。「注意してもヒューマンエラーはゼロにできない」という前提のもと、今はDriveCheckerなしでの管理は考えられない状況となっています。

【おすすめしたいDriveCheckerのポイント】
導入から運用までのスピード感

セキュリティ設定を見直す際、通常の管理ツールでは「現状と課題の洗い出し」から始まり、「ゴールの設定」「ルールの策定」、さらには「手作業での各種設定」までをすべて自社で行う必要があります。

しかしDriveCheckerなら、システム側で現場の把握・分析を行い、その結果をレポートしてくれます。さらに、分析結果に基づいた「推奨ルール」まで提案してくれるため、私たち管理者は内容をチェックして「承認」するだけ。各種設定もシステムが自動で反映してくれます。

この圧倒的なスピード感と手軽さは、ぜひ多くの方に体験していただきたいです。