【導入前の課題】

制限すべき場所が、自分だけでは判断できない

情報システム部門の担当者になったとき、「リンクを知っている全員」の共有設定は危険だと漠然と考えていました。

そこで一度、GAS（Google Apps Script）で全体の共有状況をチェックしてみたところ、とても手作業では管理できない量のアイテムが見つかりました。

当時調べるなかで、Google Workspaceの管理コンソールには、共有ドライブやマイドライブの単位で共有を不可にする設定があることにも行き着きました。

しかし、現場ではすでに膨大な数の「リンクを知っている全員」の共有が使われています。この状況で、一体どこを制限してよいのか、自分だけで判断を下すのは難しいと感じました。セキュリティを強固にすることは、現場の業務効率を下げることにもつながります。

まずは大枠の件数だけでなく、「どのような人が、どのようなものを、どこから共有しているのか」、そしてそれが本当に必要な共有なのかを見える化する。そのデータを会社に提示したうえで、ルールを提案する必要があると考えました。

【導入のきっかけと決め手】

5回以上のWEBミーティングで、目指す姿が明確に

導入前から、DriveCheckerの担当者とは5回以上WEBミーティングを重ねました。

現状への漠然とした不安があり、今後どう動けばよいかもわからない状態でした。そのなかで担当者の方が一つひとつ現状を確認し、深掘りして紐解いてくれたことで、自社が目指すべき状態がはっきりしました。これが本導入の決め手です。

【導入後の効果・活用方法】

共有を「見えなくする」のではなく「外す」から、穴が復活しない

導入後に気づいたことがあります。

Google Workspaceの管理コンソールでの共有制限は、過去に付与した共有設定を解除するものではありませんでした。すでに付与されている共有設定はそのまま残し、その上から見えなくする設定をかぶせる仕組みです。そのため、管理コンソールの設定を解除すると、元の共有が再び有効になります。

一方、DriveCheckerの「共有禁止ルール」や「一括共有解除」は、付与された共有設定そのものを外します。

そのため、ヒューマンエラーでうっかり管理コンソールの設定を解除してしまっても、セキュリティの穴が復活することはありません。この点は、導入して本当によかったと感じています。

【おすすめしたいDriveCheckerのポイント】
導入後も続く、Google Workspace全体まで見てくれる伴走支援

本導入後は、もうWEBミーティングを設定してもらうのは難しいだろうと思っていました。ところが導入後も、メールだけでなく、こちらが希望するタイミングでWEBミーティングで相談できたのはありがたかったです。

また、DriveChecker社の方は製品知識だけでなく、Google Workspace側の設定にも詳しい方ばかりです。管理コンソール側の設定のように製品とは直接関係のないことを相談しても、親身になって設定手順を教えてくれます。

ツールの提供元というだけでなく、コンサルティング会社としての面でも助けられています。