【導入前の課題】

「危険な共有設定とは何か」を調べ直すところから

当社でセキュリティインシデントが発生し、会社から、利用している各種ツールの管理体制をすべて見直すよう指示がありました。Googleドライブもその対象の一つです。

まずは、「危険とされている共有設定は何か」を改めて調べ直すところから始めました。

その結果、次の2つを危険な設定と判断し、対策ツールを探し始めました。

• 「リンクを知っている全員」宛の公開

• 組織内であれば誰でも見ることができる「組織内限定公開」

【導入のきっかけと決め手】

唯一の懸念を、2週間・追加費用なしの機能改修で解消

DriveCheckerの無料トライアルを試したところ、該当する共有設定のアイテムが複数見つかり、驚きました。すぐにでも稟議を通したいと考えました。

ただ、1点だけ懸念がありました。

当社は規模が大きいこともあり、Google Workspaceで自動的に用意される「自社全体に公開となる組織内限定リンク」とは別に、「対象グループ」を作成していました。自社で独自にメンバーを登録して設定できる公開の枠組みです。

当時のDriveCheckerでは「対象グループ」が管理対象外で、検索条件などに設定できませんでした。すべてまとめて組織内限定リンクとして表示されていたのです。

この点がネックとなり導入を迷っていたところ、DriveCheckerの担当者が懸念事項を確認してくれました。その日のうちに営業担当者からシステム担当者へ連携され、機能改修が可能かどうかの検討が始まりました。

結果として、2週間ほどで改修とテストを終え、該当の機能をリリースしてくれました。しかも、追加費用は一切かかっていません。

利用者の声を聞き、困りごとにすぐ対応してくれる姿勢にも好感を持ち、導入を決めました。

【導入後の効果・活用方法】

導入後も、要望に合わせて機能が増えていく

導入後には、Googleドライブで設定した「ラベル」で検索したいと相談しました。こちらも改修可能との回答があり、1か月以内に機能を公開してくれました。

自社の運用に合わせて必要な機能が追加されていくため、自社独自の公開範囲やラベルも含めて、Googleドライブの共有状況を管理できています。

【おすすめしたいDriveCheckerのポイント】
「できません」で終わらない。まずは一度相談を

ホームページを見て、求めている機能があるかどうか不安に感じた場合も、一度WEBミーティングで相談してみることをおすすめします。

もちろん、すべてに対応してもらうのは難しいかもしれません。それでも、これまで相談して「できません」とだけ返されたことはありません。改修が難しい場合も、Googleの管理コンソール上の設定で対応する方法など、代替案を提案してくれます。

そのおかげで、安心してGoogleドライブを運用できています。