【導入前の課題】

社外共有は止めていた。でも「社内」は誰にも見えていなかった

DriveCheckerを知ったのは、情報セキュリティ関連の展示会でした。

特定のツールを探していたわけではなく、情報収集のために会場を回っていたところ、自社でも活用しているGoogleドライブのセキュリティ管理ツールだと知り、たまたまブースに立ち寄りました。

その場でデモ画面を見ながら、他社でよく起きているという事例を聞きました。

たとえば、部署異動のあとにGoogleドライブの共有権限を見直しておらず、旧部署の重要な情報がいつまでも見えたままになっている社員がいるケース。また、Geminiなどの生成AIツールとGoogleドライブを連携する社員が増えたことで、本人すら共有されていることを忘れていた情報にも、一瞬でたどり着けてしまうケースです。

当社は社外宛の共有を管理コンソールで完全に禁止していたため、それまでGoogleドライブの危険性を特に意識したことはありませんでした。しかし話を聞くうちに「社内の共有は、うちはどうなっているのだろう」と気になり始めました。

実際に自社に持ち帰ってGoogleドライブの画面を確認してみると、社員のマイドライブの中身は、情報システム部門ですら確認できないことに改めて気づきました。

社外への流出は防げていても、社内で誰が何を見られる状態なのかは、完全にブラックボックスになっていたのです。

【導入のきっかけと決め手】

人事CSVだけで共有が整う手軽さと、ファイル転送ツールの見直し

「これは自社も対応した方がいい」と考え、上司にも同席してもらったうえで、無料のWEBミーティングを予約し、改めて説明を受けました。

まず魅力に感じたのが、内部共有管理プランです。人事情報のCSVを読み込ませるだけで、事前に設定した共有ルールに合わせて共有の付与・解除が自動で行われます。異動のたびに権限を手作業で見直す必要がなくなる点は、非常に魅力的でした。

さらにWEBミーティングでは、「Googleドライブからの社外共有を禁止しているなら、社外とのファイル共有はどうしているのか」という点まで確認してもらいました。

当社では、PPAPの代替として販売されているファイル転送サービスを導入していました。その話をしたところ、次のような説明を受けました。

• Googleドライブは米国政府と同レベルの暗号化を採用しており、セキュリティは強固であること

• ファイル転送サービスを使う場合も、ファイルはそのサービス上に格納される。クラウドからクラウドへファイルを移しているだけで、セキュリティが向上しているわけではないこと

利用していたファイル転送サービスは、1ユーザーあたり1,000円ほどの費用がかかっていました。DriveCheckerの外部共有管理プランと内部共有管理プランを組み合わせても、当時の費用より抑えられることに気づき、ファイル転送サービスを解約し、両プランの導入を決めました。

【導入後の効果・活用方法】

社外・社内の両面で、ルールを自動で守る仕組みに

現在は外部共有管理プランと内部共有管理プランを組み合わせて運用しています。

外部共有管理プランで活用している機能

• 「リンクを知っている全員」宛の共有を禁止する即時セキュリティ対策

• 社外のアドレスを指定して共有した場合に、指定した日数が経過すると共有を解除する自動解除機能

内部共有管理プランでの設定

• 各部署の部長・課長は「管理者」権限、その他の社員は「投稿者」権限に設定

• 部署ごとに共有ドライブを紐づけ

• ポリシー外の共有が発生した場合は、アラート通知が届くよう設定

社内のGoogleドライブの共有管理がしっかりできるようになっただけでなく、社員にとっての操作性も上がりました。さらに、費用も昨年より抑えることができ、満足しています。

今後、運用が安定し、情報システム部門で社内の共有状況を把握できるようになれば、ポリシー外の共有が発生した際に自動で共有を解除する設定など、段階を踏んでルールを強化していく予定です。

【おすすめしたいDriveCheckerのポイント】
運用全体まで踏み込んだ提案と、段階的に強化できる柔軟さ

WEBミーティングでは、ツールの機能説明だけでなく、社外とのファイル共有のやり方やツールにかかっている費用まで含めて、運用全体を見直す提案をしてもらえました。自社だけでは「社外共有を止めているから安全」と考えたままだったと思います。

また、最初からすべてを厳しく制限するのではなく、まずはアラート通知で状況を把握し、慣れてきたら自動解除へ進むといった形で、自社のペースに合わせて段階的にルールを強化できる点も安心材料でした。

「社外共有は対策済み」という企業ほど、社内共有の状況が見えていないことがあると思います。
一度、自社の状況を確認してみることをおすすめします。