【導入前の課題】

共有ドライブが使えるようになり、マイドライブの共有が気になり始めた

以前のGoogle Workspaceのプラン（Business Starter）では共有ドライブが使えなかったため、当社ではマイドライブを中心に利用していました。

プランを上げたことで共有ドライブも活用できるようになると、マイドライブからの共有が気になり始めました。マイドライブから共有されたアイテムは本人以外誰も把握できず、ブラックボックスになりやすいからです。

そこで、社外共有は共有ドライブからのみ行い、マイドライブは社員が自分で資料を作成する場所など、共有を前提としない場所にしたいと考えました。

しかし、マイドライブ内の状況は情報システム部門の担当者でもまったくわかりません。そもそも、どうすればそのような運用ができるのかもわかりませんでした。

【導入のきっかけと決め手】

漠然とした「やりたいこと」を、3回の打ち合わせで具体的な手順に

Google Workspaceの販売代理店に相談したところ、紹介されたのがDriveCheckerでした。

問い合わせた当初は「やりたいこと」が漠然としており、そのためにどのような手順を踏めばよいのかもわかっていませんでした。

そこで、情報システム部門の3名とDriveChecker社の営業担当者とで、3回ほどWEBミーティングを重ねました。一つひとつ自社の状況を確認しながら、「これができなくなると困る」「これは禁止したい」といった意見を整理していきました。

その結果、自社として取るべき対応の流れがはっきりし、導入を決めました。

【導入後の効果・活用方法】

3か月の猶予期間を設け、設定ONだけで目指す環境に

当社では、3か月の猶予期間を設けたうえで、社員に次の内容を案内しました。

1. 3か月後から、マイドライブからの共有を禁止する

2. 今後も共有を続けたいアイテムは、期日までに部署指定の共有ドライブへ移動する

3. 自分のマイドライブから共有しているアイテムは、Googleドライブ上では検索できないため、DriveCheckerで検索し、今後も共有が必要かを検討する

4. アイテムの移動は、DriveCheckerを使えば一括で行える

5. 期日になるとマイドライブからの共有が禁止され、過去に付与した共有も自動で解除される。社員がやることは、共有を続けたいアイテムを共有ドライブに移動させるだけ

期日になったら、情報システム部門が「マイドライブ外部共有禁止」の設定をONにする。たったそれだけで、求めていた環境が実現しました。

現在は、設定済みの自動化ルールでGoogleドライブ内が整理されているため、情報システム部門が対応することはほとんどありません。

【おすすめしたいDriveCheckerのポイント】
社員向けの手順資料づくりから全体説明会まで任せられる

ルールは決まったものの、「社員がこれからどう動けばよいか」の資料を作り、全社に周知するのは大変だと感じていました。

そんななか、DriveCheckerの担当者が当社の社員向けに、画面の操作方法を含めた手順資料を作成してくれました。

さらに、社員全員が参加できるWEBミーティングを開き、私たちの代わりにやるべきことを全体に説明してくれました。説明会の様子は録画も可能だったため、当日欠席した社員にも齟齬なく対応事項が伝わり、スケジュールどおりに共有ルールを設定できました。

ツールを導入するだけでなく、社内への浸透まで支援してもらえる点は、情シスの人数が限られる企業にとって大きな助けになると思います。