【導入前の課題】

アカウントを消したら、他人のフォルダからファイルが消えた

Googleドライブの「マイドライブ」には、見落としがちな仕様が存在します。それは「アイテムを作成した人が常にオーナーになる」というものです。

同僚のマイドライブ内にあるフォルダに自分がファイルを作成した場合でも、そのファイルのオーナーは自分自身のままなのです。

ある日、当社内で大きなトラブルが発生しました。退職者のアカウントを通常の手順で削除したところ、その退職者が過去に作成していた重要な業務ファイルが、現在も業務で使用している他の社員のマイドライブ内から「丸ごと消えてしまった」のです。

この「退職者アカウントを消すと、その人がオーナーだったファイルも道連れで消滅する」という仕様を把握しきれておらず、業務に大きな支障をきたすデータ喪失インシデントとなってしまいました。

【導入のきっかけと決め手】

ピンポイントで求めていた「オーナー統一機能」

二度と同じ事故を起こさないよう、「マイドライブ内のファイルのオーナーを簡単に統一・移行できる方法はないか」と血眼になって探す中でDriveCheckerに行き着きました。

情報漏洩を防止するセキュリティツールのイメージが強かったのですが、プランの中に「マイドライブオーナー統一機能」という、まさにピンポイントで欲しかった機能が含まれていたことが最大の決め手となりました。

【導入後の効果・活用方法】

データ喪失リスクと情報漏洩リスクを同時に解消

オーナー権限の統一機能により、退職や異動に伴うアカウント削除時の「意図しないファイル消失リスク」は完全に払拭されました。

さらに、人事データのCSV読み込みによって、退職者に付与されたままの不要な共有設定も自動で整理されるため、管理担当者の心理的・物理的な負担が大きく軽減されました。

導入前の無料相談Web会議でサポート担当者と対話する中で、「自社の運用には、他にも思わぬ情報漏洩リスクが潜んでいる」と気づかされ、現在はDriveCheckerの各種自動化機能を活用し、整備を進めています。

当初はデータ消失対策（可用性の確保）が目的でしたが、結果として社内全体のセキュリティ（機密性の確保）を大きく向上させることに成功しました。

【おすすめしたいDriveCheckerのポイント】
「ここが困っていた」にピンポイントに手が届く 

当社は王道の「セキュリティ強化」ではなく、「マイドライブ内のオーナー統一がしたい」というピンポイントな課題からDriveCheckerに辿り着きました。

最初は「多機能なセキュリティツールに対して、たった1つの機能のためだけに問い合わせても良いものか」とためらいがありました。しかし、実際のWebミーティングでは、担当者の方が私たちの求める「オーナー統一」のユースケースを丁寧に説明してくれました。さらに、対話を通じて自社のGoogleドライブ運用の現状を紐解いていくうちに、気づけば「自社にとってDriveCheckerは総合的に必要なツールだ」と確信するに至りました。

「この機能だけを使いたいけれど、問い合わせて良いだろうか」「なるべくコストを抑えて必要な機能だけを導入したい」と悩んでいる担当者の方にも、まずは一度相談してみることをおすすめします。きっと自社の課題に寄り添った、最適な提案をしてもらえるはずです。