【導入前の課題】

1000名以上・数万件のアイテムを、6名では管理しきれない

導入の大きなきっかけは、当社の情報システム部門の立ち上げでした。

まず社内の課題を洗い出し、優先度の高いものから順に進める中で、早急に手をつけるべきだと考えたのが「Googleドライブの権限管理」です。

それまでは管理担当者が明確に決まっておらず、「社外に共有したアイテムの権限を、利用終了後に各自が解除できていないのではないか」という点が議題に上がりました。

とはいえ、Googleドライブでは共有方法でアイテムを絞り込めず、権限は1つずつ開いて確認するしかありません。マイドライブに至っては、管理者は何が入っているかすら確認できない仕様です。1000名の社員が持つ数万件のアイテムを、情報システム部門6名ですべて管理するのは現実的ではありませんでした。

【導入のきっかけと決め手】

デモで比べて一番シンプルなUIと、丁寧なコミュニケーション

まず他社の対応を調べ、Google Workspaceのプラン変更や管理ツールの内製化も検討しました。しかし、プラン変更は固定費が高く、内製化は属人化しやすいため、当社の求める解決策ではありませんでした。

そこで、商品化されていた複数のGoogleドライブ管理ツールを資料とWebミーティングのデモで比較しました。最も操作がシンプルでわかりやすいと感じたのがDriveCheckerです。

開いてすぐのダッシュボードで、共有ドライブ・マイドライブを含む全アイテムの共有状況が視覚的にわかり、「昨日と今日で何が変わったか」も一目で把握できます。

必要な検索機能があり、特別な設定なしで毎週レポートが届くなど、簡単なのに不足がないことが決め手になりました。

また、営業の方を含め担当者の対応が丁寧だったことも大きかったです。

自分たちが詳しくない領域だからこそ、相談への回答やフォローが丁寧な会社なら、導入後もしっかり支えてくれると感じました。

【導入後の効果・活用方法】

週次レポートで指導を重ね、ルール外の共有がほとんど発生しなくなった

導入してすぐ、社内の状況が一瞬で可視化されたことに驚きました。

「リンクを知っている全員」への共有は禁止と周知していても、自己判断やヒューマンエラーによるルール外の共有が複数見つかったのです。

当社が特に使っている機能は3つです。

1. 週次レポート
   毎週月曜日に、前の1週間で新たに発生した社外共有が一覧で届きます。種別で「リンクを知っている全員」を絞り込み、許可していない共有やフリーメール宛の共有があれば、共有した本人に理由を確認しています。

2. ダッシュボード
   今の状況をすぐ確認したいときに使います。共有方法ごとの件数がわかり、クリックするだけで該当アイテムが一覧になります。

3. 詳細検索
   作成期間や共有先アドレス、アイテムの種類など細かい条件で検索できます。ファイルがマイドライブに移動されていても探せるため、社内のファイル管理にも役立つという思わぬ効果がありました。

DriveCheckerには「指定した日数経過後に共有が解除される自動解除」や、「リンクを知っている全員宛の共有・マイドライブからの社外共有の禁止」など、さまざまな自動化機能があります。ですが、当社はあえて自動化機能を使っていません。

「ルールだから強制的に禁止」ではなく、「なぜその共有が危険なのか」を説明したうえで、共有しないよう教育する方針をとっているためです。自分で理由を考える力をつけてもらい、社員のセキュリティ意識を高めたいと考えています。

毎週レポートを確認して指導を重ねた結果、最初は発生していたルール外の共有は指導のたびに減り、今ではほとんど発生しなくなりました。現状を把握できていなければ、そもそも指導もできなかったはずです。

【おすすめしたいDriveCheckerのポイント】
自動化も「見守り型」も選べる、コストパフォーマンスの良いアクセス管理

一番の魅力は、コストパフォーマンス良くGoogleドライブのアクセス管理ができる点です。

Google Workspace自体で全社員のアクセス管理を行うにはプランを上げる必要がありますが、それと比べてDriveCheckerは安価で、しかも簡単に管理できます。

2023年の大幅なバージョンアップで、ユーザーごとの権限設定などもより細かく設定できるようになりました。

また、2026年のバージョンアップでも、CSVデータによる一括共有権限変更など、痒いところに手が届く機能が追加されました。

管理コストを下げたい会社は自動化機能で安全な環境を作れますし、当社のように社員が自由に使い、管理者がフォローする体制もとれます。

自社の作りたい環境に合わせてルールを細かく設定できるので、どのような企業にもおすすめしたいサービスです。