取引先に見積書を送る、協力会社と資料を共同で編集する。こうした場面で使うのが、Googleドライブの外部共有（社外共有）です。
外部共有とは、会社のアカウントで管理しているファイルを、組織の外の人が開ける状態にすることです。社内の人との共有と操作は同じですが、会社のGoogleドライブでは、組織の設定によって社外にだけ共有できなかったり、社外に出たファイルが把握しにくかったりします。
この記事では、会社（Google Workspace）でGoogleドライブを使う方に向けて、外部共有できないときの原因、共有する前に決めておきたい設定、管理者が設定する場所をまとめます。
共有そのものの手順（PC・スマホ別）は、Googleドライブの共有方法｜設定・解除・トラブル対処で解説しています。
（本記事の画面・仕様は2026年11月時点のものです）
【このブログで学べること】
外部共有と社外共有の違い（同じ意味）と、社外の人がファイルを開ける4つの経路
外部共有できないときの原因と、自社・相手先の誰に確認すればよいか
取引先に外部共有する前に決めておきたい4つの設定
管理者が外部共有のルールを決める管理コンソールの場所
社外に出ている共有を把握する方法と、当社の実測値（6.4%）
外部共有とは？社外共有との違い
外部共有と社外共有は同じ意味です。 どちらも、自社の組織（Google Workspace のドメイン）の外にいる人が、ファイルやフォルダを開ける状態にすることを指します。Googleの管理画面では「組織外との共有」「外部との共有」と表記されています。
社外の人がファイルを開けるようになる経路は、次の4つです。
経路 | 社外の人が開ける条件 | 開ける人 | 詳しく |
|---|---|---|---|
アドレスを指定した共有 | 社外のGoogleアカウントを共有相手に追加する | 指定した人だけ | |
ビジター共有 | Googleアカウントを持たない人のメールアドレスを指定する | 指定した人だけ（確認コードで本人確認） | |
リンクを知っている全員 | 「一般的なアクセス」を「リンクを知っている全員」にする | URLを知った人なら誰でも | |
共有ドライブのメンバー追加 | 共有ドライブのメンバーに社外のGoogleアカウントを追加する | 指定した人（その共有ドライブの中身すべて） | 本記事 |
社外に何が出ているかを確認するときは、この4つすべてを見る必要があります。特に「リンクを知っている全員」は、共有相手の一覧に社外のアドレスが1件もなくても社外から開けるため、見落とされがちです。
外部共有できないときの原因と確認先
社内の人には共有できるのに社外の人にだけ共有できない場合、原因の多くは「組織の設定」です。 共有する本人では直せないため、症状から原因を絞り、誰に確認するかを先に決めましょう。
症状 | 考えられる原因 | 確認する人 |
社外のアドレスを入れると共有できない | 自社の管理コンソールで、外部との共有が「オフ」になっている | 自社の管理者 |
特定の取引先だけ共有できない | 外部共有が「許可リスト登録済みドメイン」に限定され、相手のドメインが登録されていない | 自社の管理者 |
共有ドライブのファイルだけ社外に共有できない | 共有ドライブの設定で、組織外のユーザーのアクセスが許可されていない | 共有ドライブの管理者 |
自分が編集者なのに共有できない | ファイルの所有者が、編集者による共有を許可していない | ファイルの所有者 |
Googleアカウントのない相手にだけ共有できない | 自社でビジター共有がオンになっていない | 自社の管理者 |
共有は完了したのに、相手が開けない | 相手の組織で、社外からの共有の受け取りが制限されている | 相手先の担当者 |
編集者による共有は、2025年9月の仕様変更で挙動が変わっています。詳しくは共有ができない？Googleドライブ「2025年9月」仕様変更まとめをご覧ください。
社内の人にも共有できない場合や、相手のログイン中のアカウントが違う場合など、操作側の原因についてはGoogleドライブの共有方法｜設定・解除・トラブル対処の「共有できない・見られないときの原因と対処法」で解説しています。
会社のGoogleドライブで社外と共有する流れ
操作は社内との共有と同じで、共有画面に社外の相手のアドレスを入れて送信します。 会社のGoogleドライブで違うのは、次の2点です。
社外への共有時に警告が出ることがある：管理者が設定していると、社外のアドレスを入れた時点で、組織外の人と共有しようとしている旨の確認が表示されます。誤送信を防ぐための画面なので、宛先をもう一度確かめてから進めましょう。
継続する取引は共有ドライブにまとめられる：同じ取引先と長くやり取りするなら、取引先専用の共有ドライブを作り、相手をメンバーに追加します。ファイルごとに共有する必要がなく、取引が終わったらメンバーから外すだけで共有をまとめて止められます。
ファイルを1件ずつ共有するときの画像付き手順は、Googleドライブの共有方法｜設定・解除・トラブル対処をご覧ください。
取引先に外部共有する前に決めておきたい4つの設定
外部共有の事故は、送るときより送った後に起きます。 共有ボタンを押す前に、次の4点を決めておきましょう。
決めること | 基本の考え方 | 詳しい手順 | |
|---|---|---|---|
① 権限 | 社外には「閲覧者」を基本にする。編集が必要な場合だけ「編集者」 | ||
② ダウンロード・印刷・コピー | 閲覧だけでよい資料は、閲覧者とコメント可の人に対して禁止する | ||
③ 共有の期限 | アドレスを指定した共有には有効期限を付けられる。 | ※一般的なアクセス（リンクを知っている全員/組織内限定リンク）宛の共有には付けられない | |
④ 共有元の場所 | 社外に出すファイルはマイドライブではなく、社外共有用の共有ドライブに置く |
④は会社のルールとして決めておく部分です。
マイドライブから個人の判断で社外に共有すると、本人以外は共有したこと自体に気づけません。リンク共有のリスクについては「リンクを知っている全員」は危険？外部共有を自動管理するコツで解説しています。
【管理者向け】外部共有のルールを決める場所
外部共有を許可するかどうかは、管理コンソールの「共有オプション」で決めます。
場所：管理コンソール ＞ アプリ ＞ Google Workspace ＞ ドライブとドキュメント ＞ 共有設定 ＞ 共有オプション
設定 | 選べる内容 |
|---|---|
組織外との共有 | オン／許可リスト登録済みドメインのみ／オフ |
組織外と共有するときの警告 | 社外へ共有する前にユーザーに警告を表示する |
ビジターとの共有 | Googleアカウントを持たない人との共有を許可するか |
これらは組織部門ごとに変えられます。「経理部はオフ、営業部はオン」のように部署で分けたり、共有ドライブ単位で社外共有を許可・禁止したりできます。手順は次の2記事で画像付きで解説しています。
ただし、ここで決められるのは「これから共有できるかどうか」です。設定を変える前にすでに社外へ共有されているファイルは、そのまま残ります。
社外に出ている外部共有を把握するには
ルールを決める前に、まず「今どれだけ社外に出ているか」を把握する必要があります。
当社が許諾を得た環境で全ドライブのファイルを数えたところ、1,210,541件のうち77,782件（6.4%）が社外に共有されていました（DriveChecker調べ、2026年10月9日集計、106ドライブ）。同じ割合なら、1万件のファイルがある会社では640件前後が社外から開ける状態にある計算です。
Googleドライブの標準機能で確認する方法と、その範囲は次のとおりです。
方法 | わかること | 限界 |
ファイルごとの共有画面 | そのファイルの共有相手と「一般的なアクセス」 | 1件ずつしか見られない |
管理コンソールの監査ログ（ドライブのログイベント） | 過去に社外へ共有した操作の記録 | さかのぼれるのは6か月。操作の記録であり、今の状態ではない |
ドライブのインベントリのBigQuery書き出し | 全ファイルの共有状況（外部共有を含む） | Enterprise Standard / Plus など上位エディションのみ。Google Cloudの課金とSQLでの集計が必要 |
Business Starter / Standard / Plus では、組織全体の外部共有を今の状態で一覧にする画面はありません。
DriveCheckerの「外部共有管理プラン」では、社外に共有されているファイルを管理者の画面で一覧にし、共有先のドメインやアドレス、リンク共有の有無で絞り込めます。共有した日から指定した日数が過ぎた共有を自動で解除できるため、標準機能では期限を付けられない「リンクを知っている全員」の共有も、放置されずに閉じていきます。
まとめ
外部共有と社外共有は同じ意味で、組織の外の人がファイルを開ける状態にすること。経路はアドレス指定・ビジター・リンク・共有ドライブの4つ
社外にだけ共有できないときは、自社の管理設定・許可リスト・共有ドライブの設定・所有者の設定・相手先の制限を確認する
共有する前に、権限・ダウンロード等の禁止・期限・共有元の場所の4点を決めておく
管理コンソールで決められるのは「これからの共有」。すでに社外に出ている共有は別に把握が必要（当社の実測では6.4%）
いかがでしたか。
外部共有を安全に続けるには、ルールを決めることに加えて、社外に出たファイルを把握し続ける仕組みが欠かせません。
Googleドライブ共有管理ツール「DriveChecker(ドライブチェッカー)」なら、社外に共有されているファイルの一覧化から、日数を過ぎた共有の自動解除まで、1ユーザー月額300円〜で管理者の手間をかけずに続けられます。
気になる方は、ぜひ資料ダウンロードより各種機能でできることをご確認ください。
最後までお読みくださり、ありがとうございました！