仕事やプライベートで、写真や資料などのファイルをやり取りする機会は多いですよね。そんな時にとても便利なのが「Googleドライブ」です。
しかし、
「そもそもGoogleドライブの共有ってどうやるの？」
「共有した後、解除したくなったらどうすればいいの？」
「Googleアカウントを持っていない人（Gmail以外）にはどうやって共有すればいいの？」
と迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。
この記事では、Googleドライブの共有方法（PC・スマホ）から、共有の解除・削除、共有しているファイルの確認方法、無料版で共有する際の注意点、Gmail以外の人と安全に共有する設定まで、この記事だけで完結するように解説します。
「このブログで学べること」
Googleドライブの共有方法2つ（ユーザー指定・リンク共有）と、PC・スマホ別の手順
共有を解除・停止・削除する方法と、その使い分け
自分が共有しているファイルや相手を確認する方法
Gmail以外の人やGoogleアカウントを持っていない人に、安全に共有する方法
共有できない・見られないときの原因と対処法
- 「このブログで学べること」
- Googleドライブの共有機能とは？
- Googleドライブ「マイドライブ」とは
- Googleドライブ「共有ドライブ」とは
- Googleドライブの共有方法｜PC・スマホ別の基本手順
- 特定のユーザー・グループに共有する方法
- リンクを知っている全員に共有する方法
- Googleドライブの共有を解除・削除する方法
- ①特定の相手のアクセス権だけを削除する方法
- ②『リンクを知っている全員』の共有を停止（削除）する方法
- ③共有ファイル・フォルダを完全に削除する場合の注意点
- Googleドライブで共有しているファイル・相手を確認する方法
- ファイルごとに共有相手を確認する
- 自分に共有されたファイルを確認する
- 特定の相手に共有したファイルを探す
- 組織全体の共有状況を一覧で確認する
- 無料版Googleドライブで共有する際に注意したいリスク
- GmailでGoogleドライブのファイルを送るときの「共有オプション」とは？
- 【重要】Googleドライブ 共有 Gmail以外の人へ送る設定方法
- 方法1：リンクを知っている全員に共有する（手軽な方法）
- 方法2：訪問者共有（PINコード認証）を使う（安全な方法）
- Googleドライブで共有できない・見られないときの原因と対処法
- ①共有設定の権限が正しく付与されているか確認する
- ②アクセス先のアカウントが正しいかを見なおす
- ③ファイルの容量制限・アップロード状況を確認する
- Googleドライブ共有の基本まとめ
Googleドライブの共有機能とは？
結論から言うと、Googleドライブの「共有」とは、ファイルのコピーを相手に渡すのではなく、クラウド上にある原本へのアクセス権を渡す仕組みです。
メール添付のように別々のコピーができるわけではないため、内容を修正すれば相手が見ているデータも自動的に最新の状態に更新されます。
修正版を何度も送り直す必要がありません。
Googleドライブには、ファイルの保存場所が大きく分けて2つあります。ここを理解しておくと、共有の使い分けがグッと楽になります。
Googleドライブ「マイドライブ」とは
あなた個人のデータを保存する専用の引き出しです。基本的には自分だけが見られますが、必要に応じて特定のファイルだけを他の人と共有することもできます。
Googleドライブ「共有ドライブ」とは
チームや部署など、複数人でデータを共有するための「みんなのキャビネット」です。ファイルは個人のものではなく「チーム全体の所有物」になるため、担当者が異動や退職をしてもデータが消える心配がありません。
つまり「自分の考えをまとめる資料」や「提案前資料の素体」作成に有効なのが「マイドライブ」、部署やチーム、社外の方への共有など会社としての資料格納場所が「共有ドライブ」だと考えると良いでしょう。
▼共有アイテム・共有ドライブ・マイドライブの違いを深掘り！
https://drivechecker.co.jp/blog/shared-drive-vs-my-drive-permission-settings
Googleドライブの共有方法｜PC・スマホ別の基本手順
Googleドライブの共有方法は、相手のメールアドレスを指定する「ユーザー指定」と、URLを送る「リンク共有」の2つです。どちらも、ファイルを右クリックして［共有］を選ぶと設定できます。特定の人だけに確実に送りたいならユーザー指定、複数人へ手軽に配りたいならリンク共有を使い分けます。
特定のユーザー・グループに共有する方法
社外秘資料や個人情報を含むファイルは、相手のメールアドレスを指定するこの方法を基本にしましょう。招待されたアカウントでログインした人だけがアクセスできるため、誤って無関係な人に見られる心配がありません。
PCで特定のユーザー・グループに共有する方法
1.Googleドライブを開き、共有したいファイルまたはフォルダを右クリックし「共有」をクリックする
2.「ユーザーやグループを追加」に相手のメールアドレスを入力する
3.権限（閲覧者・閲覧者（コメント可）・編集者）を選択する
4.「送信」をクリックする
スマホで特定のユーザー・グループに共有する方法
Googleドライブアプリを開く
共有したいファイル名横の「︙」をタップする
「共有」を選択する
相手のメールアドレスを入力する
権限を設定して送信する
リンクを知っている全員に共有する方法
相手のメールアドレスが分からない場合や、複数人に同じ資料を配布したいときに便利なのがリンク共有です。ただし、設定次第では誰でも見られる状態になるため注意しましょう。
PCでリンクを知っている全員に共有する方法
1.ファイルを右クリックし「共有」を選択する
2.「一般的なアクセス」の「制限付き」を「リンクを知っている全員」に変更する
3.相手に与える権限（閲覧者・閲覧者（コメント可）・編集者）を選択する
4.表示されたリンクをコピーして、相手にメールやチャットで送る
社外共有では、権限を「閲覧者」にしておくのが安全です。
この設定の注意点は、URLが第三者に漏れると誰でもファイルを見られてしまう点にあります。個人情報や機密情報の共有には向かないため、後述する「無料版で共有する際のリスク」も併せて確認してください。
スマホでリンクを知っている全員に共有する方法
ファイル名横の「︙」をタップする
「共有」→「アクセスの管理」を選択する
「リンクを知っている全員」に変更する
権限を設定し、リンクをコピーする
▼共有リンクの作り方や、公開範囲3種類の違いを詳しく知りたい方はこちら 【Googleドライブ】共有リンクの作り方と安全な設定方法
Googleドライブの共有を解除・削除する方法
結論として、共有をやめたいときは「相手ごとの解除」「リンクの停止」「完全削除」の3つを使い分けます。
共有は設定して終わりではなく、"いつ解除するか"まで含めて管理することが、情報漏洩を防ぐうえで重要です。
①特定の相手のアクセス権だけを削除する方法
ユーザー指定で共有した相手のアクセス権をとりやめたい場合は、対象のファイルやフォルダで共有設定を開き、ユーザー一覧から削除したい相手の権限を選択して「アクセス権を削除」を実行します。この操作を行うと、その相手はファイルを開けなくなります。
複数人をまとめて解除する機能はないため、共有相手が多いほど管理が煩雑になります。社外の相手とは、用件が終わったらすぐに解除する運用を徹底しましょう。
Googleドライブの標準機能では、共有の解除は1ファイルずつ行う必要があります。多くのファイルの共有をまとめて解除したい場合は、DriveCheckerのような管理ツールを使うと、特定の相手やドメイン宛ての共有を抽出して一括で解除できます。
②『リンクを知っている全員』の共有を停止（削除）する方法
「リンクを知っている全員」の共有を削除（停止）するには、共有画面の「一般的なアクセス」を「制限付き」に変更するだけで、その時点からURLを知っている人もファイルを開けなくなります。
期間限定の資料公開や、誤って広く共有してしまった場合に有効な方法です。
特定の人だけに引き続き見せたい場合は、制限付きに戻したうえで、あらためてユーザー指定で該当者を追加しましょう。
③共有ファイル・フォルダを完全に削除する場合の注意点
ファイルを削除したときの影響は、自分がオーナーかどうかで大きく変わります。
自分がオーナーの場合、共有しているフォルダ・ファイルを削除すると、共有している相手もそのフォルダ・ファイルを見られなくなります。さらにゴミ箱を空にすると完全に削除され、相手のドライブからも消えるため、事前に関係者へ確認することが欠かせません。
一方、自分がオーナーではない場合、自分のドライブから削除しても原本は残ります。単に共有をやめたいだけなら、削除ではなく①のアクセス権を外す方法を選びましょう。
なお、担当者の異動や退職の際は、オーナー権限そのものを他のユーザーへ譲渡する必要があります。
共有設定画面から次に管理を任せたい相手の権限メニューを開き、オーナー権限の譲渡を選択しましょう（個人アカウントとGoogle Workspaceなど、異なる組織間では譲渡できない場合があるため、退職・異動が決まった時点で早めに確認しておくことをおすすめします）。
▼権限の変更やオーナー権限の譲渡の手順はこちら
【Googleドライブ】権限の変更方法｜オーナー譲渡まで解説
こうした「誰にどんな権限で共有しているか」の棚卸しや解除作業は、社員が増えるほど手作業では追いきれなくなります。共有状況を一覧化し、不要な共有をまとめて洗い出したい場合は、DriveCheckerのような管理ツールの活用も選択肢になります。
Googleドライブで共有しているファイル・相手を確認する方法
ファイルを誰と共有しているかは、ファイルの共有画面で確認できます。
自分に共有されたファイルは、左メニューの「共有アイテム」で一覧にできます。
ファイルごとに共有相手を確認する
ファイルを右クリックし、［共有］→［共有］を選ぶと、「アクセスできるユーザー」に共有相手と権限が表示されます。「一般的なアクセス」が「リンクを知っている全員」になっていないかも、あわせて確認しましょう。
自分に共有されたファイルを確認する
左メニューの「共有アイテム」を開くと、ほかの人から共有されたファイルが一覧で表示されます。
特定の相手に共有したファイルを探す
検索ボックスに「to:相手のメールアドレス」と入力すると、その相手に共有したファイルを探せます。
組織全体の共有状況を一覧で確認する
GoogleドライブのBusinessエディション標準機能では、「リンクを知っている全員」や社外に共有しているファイルを、組織全体でまとめて一覧にすることはできません。DriveCheckerを使えば、全ファイルの共有状況を一覧にし、共有先や公開範囲で絞り込んで確認できます。CSVでの出力にも対応しています。
無料版Googleドライブで共有する際に注意したいリスク
結論として、無料版のGoogleドライブは、共有ミスを防ぐ仕組みが少ないため、送る前のひと手間が欠かせません。
無料版で共有する際は、主に以下のようなリスクがあります。
リンク共有による第三者への流出
Googleドライブには、共有リンクにパスワードを付ける機能がありません（Google Workspaceでも同じです）。
「リンクを知っている全員」を選んだ場合、URLを入手した人は誰でもファイルを開けます。細かい制御ができない
Google Workspaceのように、管理者が「組織外への共有を禁止する」といったルールを一括設定することができず、共有の判断が個人任せになります。編集権限による改変・削除
編集権限を付与した相手は、内容の修正だけでなくファイルの削除や別の人への招待も行えます。共有フォルダ内のファイルを誰かが「整理のつもり」で削除し、全員の画面から消えてしまうケースもあります。「ウェブで一般公開」オプションの危険性
Googleドキュメント・スプレッドシート・スライドの［ファイル］→［共有］→［ウェブに公開］を使うと、ファイルが誰でも閲覧できるWebページとして公開されます。
共有設定とは別の機能のため、共有を「制限付き」にしても公開は止まりません。特別な理由がない限り使わず、使った場合は不要になった時点で公開を停止しましょう。
GmailでGoogleドライブのファイルを送るときの「共有オプション」とは？
ファイルを誰かに送る際、Gmailに直接添付する方も多いでしょう。ここで知っておきたいのが「Gmail 共有オプションとは何か」ということです。
GmailでGoogleドライブのファイルを添付しようとすると、送信前に「共有オプション」という設定画面が表示されることがあります。これは、「このファイルをメールの相手にどうやって見せるか？（見るだけにするか、コメントを許可するか、編集も許可するか）」を決める便利な機能です。
ファイルサイズが大きすぎて普通のメールに添付できない場合でも、Googleドライブのリンクとして送れるため、相手のメールボックスの容量を圧迫せずにスムーズに共有できます。
【重要】Googleドライブ 共有 Gmail以外の人へ送る設定方法
Gmail以外のアドレスの人には、「リンクを知っている全員」で共有する方法と、相手のメールアドレスを指定してPINコードで本人確認する「ビジター共有」の2つで共有できます。仕事のファイルを送るなら、ビジター共有の方が安全です。
方法1：リンクを知っている全員に共有する（手軽な方法）
一番簡単なのは、ファイルのリンク（URL）を知っていれば誰でも見られるように設定する方法です。手順は前述の「リンクを知っている全員に共有する方法」と同じです。
※注意点 この方法はとても手軽ですが、URLが第三者に漏れると誰でもファイルを見られてしまうため、個人情報や機密情報の共有には向きません。詳しくは上記の「無料版Googleドライブで共有する際に注意したいリスク」も併せてご確認ください。
方法2：訪問者共有（PINコード認証）を使う（安全な方法）
仕事の重要なデータなどをGmail以外の人に送るなら、訪問者共有（ビジター共有）という機能がおすすめです（※主にGoogle Workspace環境で利用可能な機能です）。
相手がGoogleアカウントを持っていなくても、メールで送られる「PINコード（暗証番号）」を使って安全に本人確認ができます。
共有したいファイルを右クリックし、「共有」を選択する
ユーザー追加欄に、相手のメールアドレス（Gmail以外のアドレス）を入力する
権限を設定して「送信」をクリックする
相手には招待メールが届き、リンクを開くと「PIN（確認コード）を送信」という画面が出る
相手のメールアドレス宛に届いた数字のPINコードを入力すれば、ファイルにアクセスできる
この方法なら、指定した本人のメールアドレスでしか認証できないため、セキュリティ面でも非常に安心です。
▼訪問者共有（ビジター共有）の詳細利用方法はこちら
https://drivechecker.co.jp/blog/visitor-sharing-without-google-account
Googleドライブで共有できない・見られないときの原因と対処法
結論として、多くの場合は「権限設定のミス」か「ログインアカウントの不一致」が原因です。
①共有設定の権限が正しく付与されているか確認する
まず確認したいのは共有設定です。とくに多いのが、リンクを送ったものの設定が「制限付き」のままになっているケースです。この状態では、あらかじめ許可したアカウント以外は開けません。共有画面を開き、「一般的なアクセス」がどうなっているかを確認しましょう。特定の相手を招待している場合は、メールアドレスに入力ミスがないかもチェックしてください。
②アクセス先のアカウントが正しいかを見なおす
設定に問題がないのに見られない場合は、相手側のログイン状況が原因であることが多くあります。共有を許可したメールアドレスと、実際にログインしているGoogleアカウントが一致していないとアクセスできません。仕事用アドレスで招待したのに、相手が個人のGmailで開いているケースはよくあります。この場合、正しいアカウントに切り替えてからリンクを開いてもらいましょう。
③ファイルの容量制限・アップロード状況を確認する
権限もアカウントも正しいのに表示されない場合は、ファイル自体の状態を確認しましょう。大容量の動画やデータは、アップロード直後だと処理が終わっておらず、再生や表示ができないことがあります。同期が完了しているか、ストレージに空きがあるかも確認が必要です。
なお、「今、誰にどの権限で共有されているか」を都度Googleドライブの画面で1件ずつ確認するのは手間がかかります。共有状況をまとめて検索・可視化したい場合は、Googleドライブ共有管理ツール「DriveChecker」の活用も検討してみてください。
Googleドライブ共有の基本まとめ
Googleドライブの共有方法は、「ユーザー指定」と「リンク共有」の2つです。
使い分けと、不要になった共有の解除を習慣にすれば、重たいファイルも安全にやり取りできます。
特定の人には「ユーザー指定」、複数人には「リンク共有」を使い分ける
不要になった共有は、相手ごとの解除・リンクの停止・完全削除を使い分けて片付ける
無料版はリンク流出やウェブ公開オプションなどのリスクがあるため、送る前にひと手間かける
Gmail以外のアドレスには「リンク共有」または「訪問者共有（PINコード）」を使い分ける
共有できない・見られないときは、権限・アカウント・容量の3点をまず確認する
「共有しているファイルや相手は、共有画面と『共有アイテム』で定期的に確認する」
チームで使う場合は「共有ドライブ」を活用し、相手がGmail以外のアドレスであっても「リンク共有」や「訪問者共有（PINコード）」をうまく使い分けることで、毎日のやり取りが驚くほどスムーズになります。
ぜひ今回の設定方法を試して、快適なファイル共有に役立ててください！
また、Googleドライブからの共有状況を管理したい・誤送信による情報漏洩を防止したい！という方は、1ユーザー月額300円〜ご利用いただけるGoogleドライブ共有管理ツール「DriveChecker（ドライブチェッカー）」がおすすめです！
では次回のブログでお会いしましょう！
最後までお読みくださりありがとうございました！