「いま社外に出ているファイルを一覧にしてください」と言われたら、すぐに出せるでしょうか。
結論から書きます。Google Workspace の Business Starter / Standard / Plus では、「いま社外に共有されているファイルの一覧」を標準機能の1画面で出すことはできません。
標準でできるのは次の3つです。
ファイル・フォルダを1件ずつ開いて、共有先を見る
検索で、特定の相手に共有したファイルを探す
管理コンソールの監査ログで、過去6か月に「社外へ共有した操作」をたどる
いずれも「組織全体の、今の状態の一覧」ではありません。この記事では、3つの手順とそれぞれの限界、上位エディションでできること、それでも残る部分の埋め方を順に説明します。
（本記事の画面・仕様は2026年11月時点のものです）
このブログで学べること
外部共有を確認するときに見るべき3つの場所
Googleドライブの標準機能で社外共有を確認する3つの手順と、それぞれの限界
監査ログで「今の状態」が分からない理由
上位エディション（Enterprise など）で使える確認方法
社外共有を一覧にし、一括で閉じる方法と、当社の実測値（6.4%）
外部共有を確認するときに見る3つの場所
外部共有（社外共有）は、組織の外の人がファイルを開ける状態のことです。外部共有の意味や共有の経路は「【外部共有】Googleドライブで社外共有できない原因と設定」で解説しています。
確認するときは、次の3つを見ます。ファイルの共有画面には「外部共有」という言葉は出てこないため、どこを見れば社外共有と判断できるかを先に押さえておきます。
アクセスできるユーザー
メールアドレスを指定して共有した相手の一覧です。自社のドメイン以外のアドレスが並んでいれば、社外共有です一般的なアクセス
相手を指定しない共有の設定です。「リンクを知っている全員」になっていれば、URLを知った人は誰でも開けます
共有ドライブのメンバー
共有ドライブのメンバーに社外のアドレスがあれば、その共有ドライブの中身すべてが社外から開けます
数えるときに漏れやすいのは「一般的なアクセス」です。
アドレスの一覧に社外の人が1人もいなくても、「リンクを知っている全員」になっていれば社外に出ています。
標準機能でできること・できないこと
先に全体像を1つの表にします。
やりたいこと | 標準機能 | できるか |
|---|---|---|
1件のファイル・フォルダの共有先を見る | 共有画面 | できる（全エディション） |
特定の相手に共有したファイルを探す | ドライブの検索（to:） | できる（自分が共有したファイルのみ） |
過去に社外へ共有した操作をたどる | 管理コンソール ＞ レポート ＞ 監査と調査 ＞ ドライブのログイベント | できる（過去6か月） |
今の状態で、社外共有中のファイルを組織全体で一覧にする | ドライブのインベントリのBigQuery書き出し | 上位エディションのみ（Business にはこの方法がない） |
条件を決めて絞り込み、一括で解除する | — | 標準機能にこの画面はない |
【手順A】1件ずつ共有先を確認する
まず、確実に分かる方法です。件数を絞って使います。
Googleドライブで、確認したいファイルまたはフォルダを選びます
右クリックして「共有」を選びます
上段の「アクセスできるユーザー」に並ぶアドレスを見て、自社のドメイン以外が混じっていないかを確認します
下段の「一般的なアクセス」を見て、「制限付き」以外（「リンクを知っている全員」など）になっていないかを確認します
社外に出す必要がなくなっているものは、その場で相手を削除するか、「制限付き」に戻します
注意が1つあります。フォルダの中のファイルは、親フォルダとは別の共有設定を持てます。
フォルダの共有画面が「制限付き」でも、中のファイルが個別に社外共有されていることがあります。フォルダを見て終わりにせず、中のファイルも開いて同じ2か所を確認してください。
この手順は正確ですが、1件につき数十秒かかります。全社のファイルが数万件あれば、この方法だけで確認を終えるのは現実的ではありません。
【手順B】特定の相手に共有したファイルを探す
取引先との契約終了時など、「この相手に何を共有していたか」を確認したいときは、ドライブの検索が使えます。
Googleドライブの検索ボックスに「to:相手のメールアドレス」と入力します
表示されたファイルを開き、手順Aの3〜5で共有を見直します
この方法の限界は2つです。
探せるのは、自分がその相手に共有したファイルです。ほかの社員が共有したファイルは出てきません
「リンクを知っている全員」で共有したファイルは、相手のアドレスが記録されないため出てきません
検索演算子の使い方は「画像も一瞬で見つかる！Googleドライブの高度な検索と演算子」で解説しています。
【手順C】監査ログで「社外へ共有した操作」をたどる
管理者であれば、過去に行われた共有の操作を記録からたどれます。
管理コンソール（admin.google.com）を開きます
メニューから「レポート」を開きます
「監査と調査」を選びます
データソースの一覧から「ドライブのログイベント」を選びます
期間と条件（公開設定の変更、共有相手など）を指定して検索します
結果を CSV でダウンロードし、表計算ソフトで集計します
この方法の限界を2つ、先に書いておきます。
さかのぼれるのは6か月です。 Googleのログの保持期間は、ドライブのログイベントを含め6か月と定められています。6か月より前に設定された共有は、この記録には出てきません
出てくるのは「操作の記録」で、「今の状態」ではありません。 共有した記録が残っていても、その後解除されていれば今は社外に出ていません。逆に、6か月より前に共有されて今も残っているものは記録に出ません
つまり監査ログは、「最近どれくらい社外共有が発生しているか」を知るには向いていますが、「今どれだけ残っているか」を数えるには向いていません。
上位エディションなら：BigQueryへのインベントリ書き出し
Enterprise Standard / Plus、Education Standard / Plus などの上位エディションでは、ドライブ内の全ファイルの情報（共有先を含む）をGoogle CloudのBigQueryへ書き出せます。2026年8月の更新で、社外への共有かどうかをまとめて判定する項目も追加され、組織全体の外部共有を「今の状態」で確認できるようになりました。
ただし、次の準備が必要です。
Google Cloud のプロジェクトと課金の設定
管理コンソールでの書き出し設定
SQLでの集計（一覧を見るにはクエリを書く必要がある）
ご利用中のエディションと、社内でBigQueryを扱える体制があるかを先に確認してください。
社外共有は、実際にどれくらい残っているのか（DriveChecker調べ）
当社が許諾を得た環境で、全ドライブのファイルを実際に数えました（2026年10月9日集計、106ドライブ・1,210,541件）。
項目 | 件数 | 割合 |
|---|---|---|
調査対象のファイル | 1,210,541件 | — |
社外に共有されていたファイル | 77,782件 | 6.4% |
100件に6件です。 同じ割合なら、1万件のファイルがある会社では640件前後が社外から開ける状態にある計算になります。手順A・Bで1件ずつ見ていく方法では、この量を確認しきるのは困難です。
一覧にする・一括で閉じるには
Business エディションの標準機能にないのは、「今の状態の一覧」と「条件を決めた一括解除」の2つでした。全ファイルの共有状況を横断的に確認し、方針から外れた共有をまとめて戻すには、DriveChecker のような管理ツールを使います。
DriveChecker の外部共有管理プランでは、次のことができます。
社外に共有されているファイルを、管理者の画面で一覧にする（共有先のドメイン・アドレス、リンク共有の有無で絞り込み、CSVで出力）
一覧から、不要な共有をまとめて解除する
共有した日から指定した日数が過ぎた共有を自動で解除する（標準機能では有効期限を付けられない「リンクを知っている全員」も対象。アドレス指定の共有とリンク共有で別々の日数を設定でき、解除したくないフォルダ・アドレスは対象外にできる）
確認は一度やって終わりではありません。日数で自動的に閉じる仕組みを入れておけば、次に確認するときに数える対象そのものが減ります。
まとめ
外部共有を確認するときは、「アクセスできるユーザー」「一般的なアクセス」「共有ドライブのメンバー」の3つを見る
Business エディションの標準機能では、組織全体の社外共有を今の状態で一覧にする画面はない
標準でできるのは、①1件ずつ共有画面を見る ②to:検索で相手ごとに探す ③監査ログで過去6か月の共有操作をたどる、の3つ
監査ログは「最近の発生状況」には使えるが、「今どれだけ残っているか」は数えられない
上位エディションはBigQueryへの書き出しで確認できるが、Google Cloudの準備とSQLが必要
当社の実測では、ファイルの6.4%が社外に共有されたままだった（2026年10月9日、1,210,541件）
社外共有の確認は、手作業で一度やるだけでは追いつきません。
Googleドライブ共有管理ツール「DriveChecker（ドライブチェッカー）」なら、社外に共有されているファイルの一覧化から、日数を過ぎた共有の自動解除まで、1ユーザー月額300円〜で続けられますよ。