退職者のGoogleドライブ共有｜引き継ぎ漏れを防ぐ確認5つ 

退職者のGoogleドライブは、オーナー権限を後任に移したら終わりだと思っていませんか。ファイルが消えなければ安心、と考えがちですが、譲渡はファイルの「持ち主」を替えるだけで、そのファイルに付いていた共有はそのまま残ります。

結論から言うと、オーナー権限を譲渡しても残り続ける共有は5つ あります。

1. 譲渡したファイルに付いたままの共有先

2. 退職者が「組織内の全員」で開いたフォルダ

3. 退職者が管理者だった共有ドライブ

4. 退職者が入っていたGoogleグループ

5. 退職者の私用アドレスへの共有
   

この5つを「退職日の前・当日・翌週」の3回に分けて確認すれば、引き継ぎ漏れは防げます。

この記事では、5つの場所ごとの確認方法と、そのまま社内手順に使えるチェックリストを紹介します。

オーナー権限の譲渡で引き継がれるもの・残るもの

まず、譲渡で何が起きるかを整理します(Google Workspace管理者ヘルプの記載にもとづきます)。

▪️引き継がれるもの

退職者のマイドライブにあるファイルとフォルダは、すべて後任のマイドライブへ移ります。そのとき共有設定はそのまま維持されます。つまり、社外の人やリンクで開いていた共有も、後任のファイルとして引き継がれます。

▪️移らないもの

ゴミ箱の中のファイルは移りません。

▪️アカウントを「停止」した場合

退職者本人はログインできなくなりますが、そのファイルを共有されていた人は引き続き開いて編集できます。停止したアカウントは、共有先の一覧や共有ドライブのメンバーにも残り続けます。

▪️アカウントを「削除」した場合

譲渡しなかったファイルは削除され、復元できるのは削除から20日間だけです。

譲渡の操作手順(ファイルごとの譲渡と、管理コンソールからの一括譲渡)は、ブログ記事 「退職で消える?Googleドライブのオーナー権限譲渡と注意点 」にまとめています。この記事では、その先の「譲渡しても残るもの」を扱います。

余談ですが、退職者のファイルがどこに共有されているかを一覧で見たい方は、DriveCheckerの製品資料に画面例を載せています。

▪️引き継ぎ漏れが起きる5つの場所と確認方法

①譲渡したファイルに付いたままの共有先(外部・リンク)

▪️何が残るか
退職者が取引先や委託先に共有していたファイルは、後任のファイルになっても、その共有先に開かれたままです。取引が終わった相手への共有も一緒に引き継がれます。

▪️どこで見るか
後任のマイドライブで、引き継いだフォルダを開き、ファイルの「共有」から共有先の一覧を見ます。社外のアドレスと「リンクを知っている全員」の設定を探します。

▪️どうするか
いまの業務で必要な相手だけを残し、ほかは「アクセス権を削除」します。リンク共有は「制限付き」に戻します。

②「組織内の全員」で開いていたフォルダ

▪️何が残るか
退職者が自分の部署用に「組織内の全員」で開いたフォルダは、後任に移ったあとも全社員に見える状態のままです。人事・評価・契約の資料が入っていれば、社内の情報漏えいになります。

▪️どこで見るか
Google Workspaceの管理コンソールで「レポート」→「アプリレポート」→「ドライブ」を開くと、組織内共有・外部共有のファイル数と共有設定の変更履歴を確認できます。

▪️どうするか
フォルダの共有設定の一般的なアクセスを「制限付き」に変え、必要な部署のメンバーだけを追加します。

③退職者が管理者だった共有ドライブ

▪️何が残るか
共有ドライブのファイルは組織のものなので消えませんが、管理者が退職者ひとりだった共有ドライブは、メンバーの追加・削除や共有設定の変更をできる人がいなくなります。

▪️どこで見るか
各共有ドライブの「メンバーを管理」で、「管理者」の権限を持つ人を確認します。管理者が退職者だけなら、Google Workspaceの管理者が管理コンソールの「アプリ」→「Google Workspace」→「ドライブとドキュメント」→「共有ドライブの管理」から、新しい管理者を追加できます。

操作は、「共有ドライブの管理」で該当する共有ドライブの行の右端「操作」→「メンバーを管理」です。

▪️どうするか
共有ドライブごとに管理者を2人以上にしておきます。退職者は「メンバーを管理」から外します。

④退職者が入っていたGoogleグループ

▪️何が残るか
「部署全員」のGoogleグループ宛てに共有されたファイルは、グループのメンバーなら誰でも開けます。
退職者のアカウントを停止だけしてグループに残していると、メンバー一覧に退職者が残り続け、あとから復帰や誤操作で再び開ける状態になります。

▪️どこで見るか
管理コンソールの「ディレクトリ」→「ユーザー」で対象の方を開き、「グループ」の欄で所属しているグループを確認します。

▪️どうするか
退職日当日にすべてのグループから外します。グループの「オーナー」が退職者だけなら、オーナーも交代します。

⑤退職者の私用アドレスへの共有

▪️何が残るか
在職中に自分の私用アドレス(gmail.com など)へ共有していたファイルは、アカウントを停止・削除しても、私用アドレス側からは開けたままです。会社のアカウントを止めても、このファイルは社外に残ります。

▪️どこで見るか
ドライブの検索で「to:」に私用アドレスを指定すると、そのアドレスに共有しているファイルを探せます。管理者は、外部共有の一覧でフリーメールのドメインを探します。

▪️どうするか
退職日の前に本人に外してもらい、当日に管理者側で外部共有の一覧を見て残りを外します。

余談ですが、①と⑤の「外部に残っている共有」を自動で一覧にして解除する画面例を、製品資料に載せています。

退職日の前・当日・翌週のチェックリスト

5つの場所を、誰が・いつ確認するかで分けると次の表になります。

異動のときは②③④だけを行う

異動の場合はアカウントを止めないので、譲渡は不要です。
その代わり

②前の部署のフォルダに残る権限
③前の部署の共有ドライブのメンバー
④前の部署のGoogleグループ

の3つを、異動日に外します。
ここを外さないと、異動した人が前の部署の情報を見られる状態が続きます。

退職者が出るたびではなく、月1回まとめて点検する

退職や異動のたびに上の表を回すのが基本ですが、抜けはどうしても出ます。月に1回、「停止中のアカウントが共有先・共有ドライブ・グループに残っていないか」だけを見る日を決めておくと、年度末や異動シーズンに慌てずに済みます。

この表を1枚にした「退職者のGoogleドライブ 引き継ぎチェックリスト」を無料でダウンロードできます。

手作業の限界と、自動で引き継ぐ方法

手作業の引き継ぎは、「退職日の翌週に後任が共有先を点検する」ところで止まりがちです。
引き継いだ直後は後任がいちばん忙しく、ファイルを1つずつ開いて共有先を見る時間はありません。社外に残った共有は、本人にも後任にも見えないまま残ります。

DriveCheckerの外部共有管理プランは、退職者のファイルの共有解除や後任へのオーナー変更を一括設定でまとめて行い、引き継いだあとに残った社外への共有を自動で見つけて解除します。内部共有管理プランは、人事データ(CSV)を取り込むと、その時点で退職者に付いていた社内の権限が外れます。

この記事の①〜⑤を、退職のたびに人が点検する代わりに、仕組みに任せるイメージです。

【まとめ】退職者のGoogleドライブ共有｜引き継ぎ漏れを防ぐ確認5つ

退職者のGoogleドライブは、オーナー権限の譲渡だけでは引き継ぎが終わりません。

残り続ける共有は5つ。

①譲渡したファイルの共有先
②「組織内の全員」のフォルダ
③共有ドライブの管理者
④Googleグループ
⑤私用アドレスへの共有

「退職日の前・当日・翌週」の3回に分けて確認し、まずはチェックリストを社内の退職手順に貼るところから始めてください。