社内で共有しているGoogleドライブのフォルダやファイルに、「いつ誰が付けたのか分からない権限」が残っていませんか。
消してよいのか判断がつかず、そのままにしている情シス担当者の方は少なくありません。
結論から言うと、消してよい権限の基準は3つ です。
①90日以上使われていない
②その人の所属や役割と関係がない
③「組織内の全員」など組織単位で付いている。
この3つで仕分けをして、「見る→分ける→消す→続ける」の順に進めれば、社内共有の権限整理は3か月ごとに数時間で回せます。この記事では、判断基準の早見表と、Google Workspaceの管理画面での具体的な手順を紹介します。
なぜ社内共有の権限は増え続けるのか
社内共有の権限が増えるのは、誰かがルールを破っているからではありません。仕事の区切りごとに「付ける」作業はあっても「外す」作業がないからです。
異動:前の部署のフォルダの権限は、本人が申請しない限り残ります。
退職:アカウントを停止しても、その人がオーナーだったファイルの共有先はそのまま残ります。
プロジェクト終了:関係者に付けた編集権限は、終了後も誰も外しません。
「組織内の全員」共有:一度この設定にしたフォルダは、その後に入社した人にも自動で見えます。
外部共有は管理者にも本人にも目立ちますが、社内共有は「社内だから大丈夫」と見過ごされがちです。
ところが、Gemini for WorkspaceなどのAIは、その人がアクセスできる範囲のファイルをまとめて参照します。
AIが読める範囲は、社内の共有権限そのもの です
関連記事:【Gemini・Gemini Notebook】導入前に確認したい共有権限
余談ですが、社内共有の状態を自動で一覧にしたい方は、DriveCheckerの製品資料に画面例を載せています。
Googleドライブ|消してよい権限の判断基準3つ(早見表つき)
権限を「消す/残す/確認する」に分けるとき、次の3つの基準で判断します。
基準①:90日以上使われていない
最終アクセスが90日以上前の権限は、業務で使っていない可能性が高いものです。四半期に一度の棚卸しなら「前回の棚卸し以降に一度も開いていない」と言い換えられます。
基準②:その人の所属・役割と関係がない
異動前の部署のフォルダ、終了したプロジェクトのフォルダ、担当を外れた取引先のフォルダ。「いまの仕事に必要か」で判断します。
基準③:組織単位で付いている
「組織内の全員」「リンクを知っている組織内の全員」「部署全員のGoogleグループ」宛ての共有は、個人の必要性に関係なく全員に権限が及びます。
人事・評価・契約・顧客情報を含むフォルダでこの設定になっていれば、まず解除の候補です。
権限の状態 | 判断 | やること |
|---|---|---|
90日以上未使用 かつ 所属と無関係 | 消す | そのまま削除(通知は不要) |
90日以上未使用 だが 所属と関係あり | 確認 | フォルダの持ち主(マイドライブはオーナー、共有ドライブは管理者)に「使っていますか」と1週間期限で確認。返事がなければ削除 |
使用中 だが 所属と無関係 | 確認 | 権限を持っている本人とその上長に理由を確認。業務上必要なら「閲覧」に格下げして残す |
「組織内の全員」共有(機微情報を含む) | 消す | 「制限付き」に変更し、必要な人だけ個別に追加 |
「組織内の全員」共有(社内規程・様式など) | 残す | 閲覧のみに統一 |
「部署全員のGoogleグループ」宛ての共有 | 確認 | グループのメンバーが今の部署構成と合っているかを確認し、合っていなければ異動した人を外す(共有そのものは残してよい) |
監査・法務・経理の閲覧権、システム用アカウント | 残す(例外) | 一覧に「例外」と明記して次回の棚卸しで迷わないようにする |
Googleドライブ|消してはいけない例外
監査対応のための閲覧権限、法務・経理の共有ドライブ、バックアップやワークフローに使うシステム用アカウントの権限は、使用頻度が低くても消してはいけません。例外は一覧に「例外」と書いておき、毎回の棚卸しで同じ判断を繰り返さないようにします。
この早見表を1枚にした「社内共有 権限整理の早見表」を無料でダウンロードできます。
Googleドライブの権限整理の手順：見る→分ける→消す→続ける
1. 見る:いまの共有状態を一覧にする
Google Workspaceの管理コンソールで、「レポート」→「アプリレポート」→「ドライブ」を開くと、共有設定の変更履歴と、外部共有・組織内共有のファイル数が確認できます。
共有ドライブは、各共有ドライブの「メンバーを管理」でメンバーと権限の一覧が見られます。
2. 分ける:早見表で3分類する
一覧を「消す/確認/残す」に分けます。
「確認」に入ったものは、フォルダの持ち主(マイドライブはオーナー、共有ドライブは管理者)または権限を持っている本人に、1週間の期限で「使っていますか」と聞きます。返事がないものは「消す」に移します。
3. 消す:権限を外す
操作は「共有」→対象者の右の▼→「アクセス権を削除」ですが、この操作ができる権限は場所によって違います。
マイドライブのファイル・フォルダ:オーナー、編集者
共有ドライブのファイル:管理者、コンテンツ管理者、投稿者
共有ドライブのフォルダ:管理者、コンテンツ管理者
共有ドライブのメンバー自体の追加・削除:管理者のみ(「メンバーを管理」から)
「組織内の全員」共有は、共有設定の一般的なアクセスを「制限付き」に変え、必要な人だけ追加します。
社外の人も開ける「リンクを知っている全員」の共有を止める場合も、同じく「制限付き」に変更します。手順は「Googleドライブの共有方法｜設定・解除・トラブル対処」の「『リンクを知っている全員』の共有を停止（削除）する方法」で解説しています。
4. 続ける:頻度を決める
「四半期に1回の棚卸し」と「異動・退職の翌営業日に対象者の権限を見直す」の2つを決めておくと、権限は増えにくくなります。棚卸しの担当者と期限を決めて、カレンダーに入れておきます。
余談ですが、この4ステップのうち「見る」と「消す」を自動化した画面例を製品資料に載せています。
Googleドライブ整理|手作業の限界と、自動で続ける方法
手作業の棚卸しには限界があります。一度きれいにしても、異動や新しいプロジェクトのたびに権限は増え、3か月後には元に戻ります。担当者が替わると判断基準も引き継がれません。
DriveCheckerの内部共有管理プランは、「誰が誰に共有してよいか」の方針を部署や役職ごとに設定しておくと、方針から外れた社内共有を自動で見つけ、即時解除・有効期限付きへの変更・アラート通知のいずれかを実行します。
人事データ(CSV)を取り込むと、異動・退職はその時点で権限に反映されます。
この記事の判断基準①〜③をそのまま方針に置き換えるイメージです。
まとめ
社内共有の権限整理は、「消してよい基準3つ(90日未使用/所属と無関係/組織単位)」と「見る→分ける→消す→続ける」で回せます。まず早見表で仕分けをして、四半期に1回の棚卸しをカレンダーに入れるところから始めてください。